por Susana Bailez de Atención al Cliente

Normalmente cuando nuestros  clientes nos hacen un pedido u oferta, al final  los facturamos íntegramente. Pero a veces esto no ocurre así. ¿Qué hacemos con aquellas unidades o líneas de pedidos u ofertas que quedan pendientes? ¿Tendremos que tenerlas siempre pendientes de servir? ¿Hay alguna manera de eliminarlas o anularlas sin tener que borrarlas para no perder el histórico?

Sí, hay una solución. Con a3ERP tenemos la opción de anular documentos: ofertas, pedidos y albaranes de depósito, tanto las líneas de esos documentos como sólo las unidades. Esta opción está en Ventas/Compras-Otras tareas-Anulación de documentos. Al anular documentos aparecerán como servidos, y al servirlos no aparecerán más como aquellos posibles documentos a servir.  Una funcionalidad muy práctica para no perder el histórico de tus movimientos.

Desde esta misma opción podemos invertir el proceso, es decir, podemos deshacer la anulación de aquellos documentos anulados previamente.

Cabe recordar que esta opción sólo sirve para anular pedidos, ofertas (que no afectan a stock) y albaranes de depósito. Nunca servirá para anular albaranes ni facturas.

Cuando trabajamos con cuotas podemos usar series. Las series nos permiten clasificar los documentos para posteriormente poder realizar listados, facturar pedidos o albaranes agrupados por una serie determinada, etc.

La primera vez que preparamos nuestras cuotas indicamos los datos con lo que tenemos preparado para el año en curso. ¿Pero qué ocurre cuando hay que modificar la serie en nuestras cuotas de un año para otro?

Dentro de a3ERP no tenemos ninguna opción para modificar automáticamente las series en las cuotas, pero hoy te mostramos una manera para hacerlo. Para ello hemos de ir a la Edición de cuotas, filtrar las cuotas que queremos modificar y exportar a Excel.

El siguiente paso lo hemos de realizar directamente desde Excel, cambiando la serie actual por la nueva serie, que tendremos creada previamente en a3ERP.

Una vez se hayan hecho y guardado los cambios en Excel, se ha de volver a entrar en la Edición de cuotas e importar de Excel el fichero ya modificado .

A partir de este momento ya podemos trabajar con nuestras cuotas actualizadas.

Con el nuevo formato a3ERP (formato Outlook) podemos personalizar nuestro programa de gestión añadiendo nuestra propia barra de herramientas para seleccionar las opciones que más usemos y así facilitar su búsqueda.

Para hacerlo deberemos situarnos sobre la Barra de Herramientas y con el botón derecho del ratón, hacer clic en “Personalizar”.

De esta forma accedemos a la opción de menú para configurar nuestra nueva barra de herramientas o para renombrar las dos barras de herramientas ya existentes y donde no se puede añadir ninguna opción nueva.

Una vez creada nuestra nueva barra de herramientas, ya podemos proceder a añadir los botones (o comandos) que nos permitirán un acceso directo a nuestras opciones más utilizadas de a3ERP.

Por ejemplo,  si trabajamos en el departamento de administración o en ventas y debemos entrar albaranes y facturas de ventas, dentro de la pestaña Comandos hay que ir a la categoría de Gestión, seleccionar albaranes/facturas de venta y arrastrar hacia donde se ha creado la nueva barra de herramientas. Al arrastrar cualquier opción se verá el cursor al lado de un signo +,  lo que indica que se puede arrastrar esa opción hacia la barra de herramientas.

Una vez añadidas todas las opciones deseadas en la barra de herramientas, sólo falta decidir el aspecto visual, es decir,  si queremos que se vea sólo texto, sólo imagen o imagen y texto. Para eso deberemos tener la ventana “Personalizar” seleccionada, situarnos en la nueva barra y pulsar con el botón derecho del ratón para que salga el menú con las opciones.

 Por Susana Bailez de Atención al Cliente

Seguramente la mayoría de nuestros clientes son españoles, por lo que el NIF que indicamos en la ficha del cliente ha de tener 8 dígitos más una letra. Pero nos podemos encontrar que también trabajemos con clientes extranjeros, teniendo que indicar, además de los dígitos, el código NIF de ese país en cuestión. ¿Dónde indicamos ese código?

Hay quien abre la ficha del cliente indicando el nif completo en el campo del NIF:

Pero ¿qué pasa si tenemos que generar un modelo de Hacienda o soporte magnético con algunos de estos clientes? Pues que no reconoce ese NIF y lo da como erróneo.

Para evitar esto hay que rellenarlo correctamente. En el apartado del NIF de la ficha del cliente debe indicarse los dígitos, y para rellenar el código NIF hemos de ir al mantenimiento de países. Es decir hemos de ir a Ficheros-Otros-Auxiliares gestión-Países e indicar el código nif en la lista de países.

De esta manera, al indicar el país (por ejemplo, Bélgica) en la ficha del cliente, automáticamente se rellenará el código NIF (BE), tal y como se muestra en la imagen.

A veces nos encontramos con la necesidad de tener que enviar por mail a un cliente/proveedor todos los pedidos/ofertas/albaranes/facturas de una fecha determinada.   ¿Cómo lo podemos resolver para no tener que enviar un mail por cada documento que hemos de enviar? Con a3ERP tenemos la solución.

Sólo tenemos que ir a Ventas/Compras-Otras tareas-Envío agrupado de mails.

Aquí podemos seleccionar qué documentos enviar a clientes o proveedores. Estos documentos se envían según el formato configurado en la ficha del cliente/proveedor y con el modelo configurado en cada ficha. Sólo se enviarán documentos a aquellos clientes/proveedores que tengan la marca de Enviar documentos por email en su ficha.

Como se puede observar en la imagen se puede filtrar por fecha, por tipo de documento, numeración de documento, por cliente/proveedor, por cabecera y por líneas. Los documentos se envían agrupados por cliente/proveedor, es decir, si en la selección hay varios documentos para un mismo cliente/proveedor éstos irán adjuntos en el mismo correo.