Por Susana Bailez de Atención al Cliente

Seguramente la mayoría de nuestros clientes son españoles, por lo que el NIF que indicamos en la ficha del cliente ha de tener 8 dígitos más una letra. Pero nos podemos encontrar que también trabajemos con clientes extranjeros, teniendo que indicar, además de los dígitos, el código NIF de ese país en cuestión. ¿Dónde indicamos ese código?

Hay quien abre la ficha del cliente indicando el nif completo en el campo del NIF:

Pero ¿qué pasa si tenemos que generar un modelo de Hacienda o soporte magnético con algunos de estos clientes? Pues que no reconoce ese NIF y lo da como erróneo.

Para evitar esto hay que rellenarlo correctamente. En el apartado del NIF de la ficha del cliente debe indicarse los dígitos, y para rellenar el código NIF hemos de ir al mantenimiento de países. Es decir hemos de ir a Ficheros-Otros-Auxiliares gestión-Países e indicar el código nif en la lista de países.

De esta manera, al indicar el país (por ejemplo, Bélgica) en la ficha del cliente, automáticamente se rellenará el código NIF (BE), tal y como se muestra en la imagen.

A veces nos encontramos con la necesidad de tener que enviar por mail a un cliente/proveedor todos los pedidos/ofertas/albaranes/facturas de una fecha determinada.   ¿Cómo lo podemos resolver para no tener que enviar un mail por cada documento que hemos de enviar? Con a3ERP tenemos la solución.

Sólo tenemos que ir a Ventas/Compras-Otras tareas-Envío agrupado de mails.

Aquí podemos seleccionar qué documentos enviar a clientes o proveedores. Estos documentos se envían según el formato configurado en la ficha del cliente/proveedor y con el modelo configurado en cada ficha. Sólo se enviarán documentos a aquellos clientes/proveedores que tengan la marca de Enviar documentos por email en su ficha.

Como se puede observar en la imagen se puede filtrar por fecha, por tipo de documento, numeración de documento, por cliente/proveedor, por cabecera y por líneas. Los documentos se envían agrupados por cliente/proveedor, es decir, si en la selección hay varios documentos para un mismo cliente/proveedor éstos irán adjuntos en el mismo correo.

por Susana Báilez de Atención al Cliente

Asiento automático es todo aquel asiento que se genera a partir de otro movimiento, es decir, a partir de factura, de cobro/pago de cartera, de amortización de inmovilizado, etc.

Los asientos automáticos vienen configurados por defecto, pero se pueden modificar y así cambiar el orden de los campos que muestra, añadir una nueva variable o añadir un texto libre.

En a3ERP estos cambios se pueden hacer desde Ficheros-Contabilidad-Auxiliares. Por un lado están los conceptos, es decir, donde se indica la descripción, el texto, la frase de nuestros asientos automáticos. Y por otro lado están las variables: fechas, número de factura, nombre de cliente.

Pero esto no es todo, ya que en algún sitio tenemos que configurar qué conceptos queremos para cada caso. Para ello hay que ir a Contabilidad-Ficheros-Configuración Asientos automáticos. Aquí podremos indicar para cada tipo de asiento qué descripción (concepto) queremos ver en el Mayor. Hay que pensar que esto será fijo y que no se podrá modificar manualmente posteriormente.

De esta manera podremos adaptar a3ERP a nuestra manera de trabajar y hacer más fácil su operatividad.

Nexus se adapta a la organización de cualquier empresa gracias a la posibilidad de parametrizar nuestro circuito administrativo. Esto significa que desde la versión 8, y sólo para la gama Enterprise, podemos configurar nuestra manera de trabajar con documentos, tanto de venta como de compra, evitando así generar documentos no deseados por error. ¿Cómo?

Ir a  “Configuración-Datos generales-Documentos-Al servir”

En esta configuración de ejemplo podemos ver que las facturas de ventas se pueden servir sólo desde ofertas, albaranes y depósitos. Esto afecta a la venta “Servir Documentos”, en dónde aparecen únicamente las pestañas de los documentos permitidos. Si no marcamos ninguna opción, tampoco nos aparecerá el botón “Servir” y no podremos realizar la operación. Esto también limita la generación automática de albaranes de venta y la facturación automática de compra y de venta.

Además, en “Configuración-Datos Generales-Documentos-Ventas o Compras”, encontramos nuevas opciones de entrada directa de artículos en los distintos documentos. Estos campos aparecen también en la ficha del artículo y, dependiendo de cuales estén marcados, los artículos  aparecerán en  la selección que hagamos de los distintos documentos. Si se selecciona un artículo que no está marcado para aparecer en un documento en concreto, el sistema nos informa de ello y no nos permite continuar hasta haber realizado la selección que deseemos.

A veces nos podemos encontrar  que en nuestra pantalla no vemos un botón que sí aparece en la pantalla de un compañero. ¿Cómo es eso posible si tenemos la misma versión y la misma configuración en la seguridad?

Hay que tener en cuenta que Nexus necesita una configuración de pantalla adecuada al entorno del programa. Por lo que si no vemos un botón donde debería estar, tendremos que ir a Propiedades de pantalla (recuerda, botón derecho del ratón – Propiedades)  y comprobar que tenga una resolución mínima de pantalla de 1024 x 768 píxeles, apariencia con Estilo Windows XP y tamaño de fuente Normal. Si esto no se cumple podemos perder botones y, por lo tanto, utilidades del programa.