a3ERP ha incorporado entre sus funcionalidades: el circuito de abonos.  Después de mucho tiempo, por fin tenemos disponible otra fantástica opción que nos permite trabajar con mayor agilidad y mantener la coherencia en los datos.

Hasta ahora en a3ERP para hacer un abono realizábamos una factura nueva, con una serie e indicábamos importe o unidades negativas, según la necesidad.

Ahora, con este circuito disponemos de un nuevo botón que se ha añadido en la factura. Podremos hacer un abono tanto desde dentro de la factura como desde la propia selección de facturas.

Explicaremos paso a paso el circuito con un ejemplo práctico:

1. En primer lugar tenemos una Nueva factura de venta.

2. El siguiente paso es cuando nos encontramos que debemos realizar una devolución – abono. Para ello siempre tendremos que ir a factura origen, y pulsar el Botón “Abonar”.

3. Con ello aparecerá otra línea o líneas con el abono aplicado. Tan sólo deberemos decidir qué hacer según las necesidades del caso.

4. Desde la edición de facturas, si seleccionamos la factura en cuestión, veremos que también podemos pulsar el botón “Rectificación de abonos”.

5. Finalmente como nota importante debemos saber que legalmente las facturas de abono deben tener su propia numeración y  para ello deberemos usar una serie de documentos específica para los abonos y asignarla  manualmente a la factura.

Con esto ya tenemos un circuito cerrado de abonos que tantos usuarios y distribuidores nos han solicitado.

Nota: Esta opción sólo está disponible a partir de la versión 904 de a3ERP.

 por Pepi Mercado de Atención al Cliente

Si eres asesor, contable o gestor y tu cliente tiene a3ERP, ya puedes importar sus datos sin necesidad de tener que generar apuntes manuales. Es fantástico, no? Claro que sí, con la reciente incorporación de a3ERP en el portfolio de aplicaciones de A3 Software, se pueden importar datos, traspasar y/o sincronizar los datos entre ambas aplicaciones. Esto nos permite optimizar mejor nuestro tiempo y tener mayor claridad y transparencia en nuestras gestiones.

En este caso os presentamos una de las opciones que en a3ERP hemos llamado “enlace”. Justamente, enlaza los datos contables, asientos, facturas y los exporta a un fichero llamado “suenlace.dat”. El fichero que genera a3ERP tiene el formato adecuado para que desde a3con podamos posteriormente importarlo.

Cómo se genera el fichero “suenlace.dat”

a3ERP permite generar un fichero de enlace para poder importar con el programa a3con.

A continuación se informa de los datos que queremos en el fichero, Selección de fecha, exportar apuntes, exportar facturas, enviar (todos, solo los pendientes de enviar o los enviados).

Por último se selecciona el directorio donde se quiere dejar el fichero generado y el código con la correspondencia de la empresa en a3con.

 por Pepi Mercado de Atención al Cliente

Para aquellas empresas que trabajen con  tallas y colores, a3ERP cuenta con una pantalla en los documentos, tanto de venta como de compra, que va de perlas para poder trabajar cómoda y rápidamente la entrada masiva de artículos.  A continuación detallamos dónde se encuentra.

Para este ejemplo hemos elegido un albarán de venta.

Como puede verse en la imagen, se activa un botón al que hemos llamado “Otros”

• Al hacer clic en “Otros” nos muestra varias opciones, entre ellas vemos la opción “Entrada masiva de códigos de barras”.

• ¡Perfecto! En esta nueva ventana  ya tenemos los campos necesarios para introducir cada artículo con sus tallas y colores. ¿Quieres ver un ejemplo?

- Indicamos unidades y artículo

- A continuación indicamos tallas y colores

• Y así de cómodo puede ser trabajar con artículos que tengan tallas y colores.
• También puede resultar muy fácil, si tenemos códigos de barra, ya que desde esta ventana y tan sólo con pasar la pistola, podemos rellenar con un gesto una línea de documento, lo cual es ideal para aquellas empresas que tengan un volumen importante de líneas en los documentos.
• También tenemos opción de trabajar con lotes, nº series y/o fecha de caducidad.

Desde el Dpto. de Atención al Cliente recomendamos hacer algún ejercicio para tratar de ver su funcionalidad.

En el caso que surja alguna duda,  pueden ponerse en contacto con nosotros y le atenderemos en todo lo necesario.

Por Pepi Mercado de Atención al Cliente

En ocasiones el pago o cobro de una factura se emite en un periodo diferente al que pertenece la fecha de la factura, en estos casos tenemos que deducir el IVA en el mismo momento del pago.

Vamos a ver qué pasos son necesarios para poder hacer este tipo de transacción:

Primero debemos crear una factura inicial.

1. Añadimos una línea con la base y el IVA “no sujeto” a la cuenta de “compras”
2. Añadimos también una segunda línea con el importe del IVA y el tipo de IVA también “no sujeto”, y la contrapartida deberá ser una cuenta 555 (partidas pendientes de aplicación).

Ver las líneas:

Ahora vemos el pie:

Después de esto, cuando tengamos que deducir el IVA, deberemos crear una segunda factura nueva:

1. Indicamos la fecha, la que corresponda.
2. Añadimos la línea que debemos deducir, con la base y el IVA que corresponda, el ordinario18% y la contrapartida será la de “compras”.
3. Ahora nos tocará saldar la factura anterior. En las siguientes líneas añadimos el importe de la base en negativo, IVA “no sujeto” y la contrapartida “compras”.
4. Finalmente, añadimos una tercera línea con el importe del IVA, en negativo, también con el IVA “no sujeto” y la contrapartida a una cuenta 555 (partidas pendientes de aplicación)

Vemos las líneas:

Y el pie:

Nota: La primera factura la pagaremos como lo hacemos de forma habitual, pero la segunda factura la pagaremos “sin repercusiones contables”.

Con este movimiento de facturas hemos hecho en primer lugar, que el IVA de la primera factura no salga reflejado en ningún listado de IVA, para que posteriormente, con la segunda factura quede regularizada la transacción.

De todas maneras, recomendamos que consultéis estos temas  con  vuestro asesor contable.

Un día se fue la luz. Todos los ordenadores se quedaron con la pantalla en negro, todo apagado, los TPVs que se conectaban vía “terminal server” al servidor no conseguían conectar. Después de un rato de incertidumbre volvimos a tener electricidad y procedimos a conectar de nuevo los sistemas, el servidor, las estaciones de trabajo, los puntos de venta… Todo volvía a estar operativo. Caos restablecido. Bufff! Entramos entonces en Nexus y cuando quisimos entrar en la empresa, pam!  Mensaje de error: Base de datos suspect”. ¡Socorrooo!!!!

Todo el mundo sabe qué es una copia de seguridad. Entonces ¿por qué nos encontramos con tantos usuarios de Nexus que no tienen copia de seguridad, o es de hace meses, o del año pasado? Parece que no somos conscientes de lo que conlleva el no realizar copias de seguridad con asiduidad y menos aún hacer un mantenimiento de las mismas.

Imaginaos por un momento que nuestra empresa es una distribuidora textil. Llevamos trabajando con Nexus 6 años. Tenemos 8 puestos de trabajo, más el servidor. Nuestro volumen de trabajo es de alrededor de 600 facturas semanales.  Tenemos además 2 puntos de venta con un TPV cada uno de ellos, los cuales hacen traspasos diarios de las ventas a nuestra BBDD. Disponemos también de 4 almacenes y con ellos tenemos un control estricto de nuestro stock. Llevamos nuestra propia contabilidad. Los 6 años anteriores están cuadrados y presentados por libros. (En el caso que me solicitara la administración una auditoría, tengo toda la tranquilidad de que mis datos están completamente correctos). Desde que empezamos a trabajar con Nexus en el 2004 hasta el día de hoy hemos incrementado nuestro volumen de datos. Tenemos alrededor de 160 clientes nuevos cada año y unos 30 proveedores nuevos también cada año. Podemos decir que nuestra empresa se encuentra en pleno rendimiento y creciendo cada año aportándonos importantes beneficios. Pero un día se va la luz…

Y aquí llegamos al principio de la historia:  Nuestra pantalla en negro con el
Mensaje de error: Base de datos suspect

¿Qué está pasando? No podemos entrar en Nexus!! El caos aparentemente restablecido vuelve a hacerse latente entre el personal de la empresa. Error desde las estaciones, error desde los puntos de venta… se decide reiniciar los sistemas, pero es en vano. El error “Base de datos suspect”, sigue siendo el mismo al acceder a una empresa dentro de Nexus, por esta razón decidimos llamar a SIE, ellos seguro que saben cómo arreglarlo.

Una vez ya hemos planteado al personal de SIE nuestra situación nos informan:

- Disculpa, pero la base de datos se ha estropeado. Deberéis recuperar copias de ayer. ¿Tenéis copias de seguridad, verdad?
- …
El cliente sabe que de ayer no tiene copias… está pensando desde cuando NO tiene copias… está pensando cuándo fue la última vez que hizo copias. Poco a poco empieza a entrar en calor y del calor pasa a un rojo fuego que le quema el cuerpo, desde los pies a cabeza es un volcán casi en erupción. Con la cara desfigurada, gotita de sudor cayendo por las sienes, labios apretados y seguramente con ganas de llorar, nos dice con cierta dificultad…

- No, no tengo copias.

-Vaya, piensa el técnico que le está atendiendo. Otro que no tiene copias… pero sigue insistiendo – ¿Nunca habéis hecho copias?

- Bueno, creo que el año pasado se hizo algo porque se cambió el servidor… pero desde entonces, creo que no.

El técnico se conecta al cliente, le revisa la carpeta donde se encuentran las copias de seguridad y efectivamente encuentra la copia de la empresa con fecha 21/02/2009. Con suerte sólo han perdido un año de trabajo. Ahora queda poner mucha energía positiva, paciencia y horas extras para volver a picar todo el año 2009 hasta el día de hoy. 

Como podéis ver, es una faena no tener copias de seguridad, y aunque esta historia es ficticia, se acerca bastante a la realidad. Pensar aquello de “Esto no me pasará a mí” es un error. Nunca sabes cuando tu base de datos puede estropearse. Y después de hacer un poco de conciencia, ahora toca la formación.

¿Cómo se hace una copia de seguridad?

Normalmente nuestro distribuidor ya se suele encargar de dejarnos las copias de seguridad automatizadas. Si no es nuestro caso, debemos saber que desde Nexus podemos hacer las copias de seguridad nosotros mismos.

- Iremos a “Gestión de Empresas”
-Veremos el botón “Back UP”
-Si pulsamos, al rato nos dará un mensaje en el que nos informa de dónde nos dejará las copias realizadas. Lo vemos a continuación:

Aconsejamos sobre todo que esa copia la copiemos en un dispositivo externo a nuestro ordenador, en un disco extraíble, por ejemplo. Así si le pasa algo a nuestro ordenador sabemos que los datos estarán a salvo.

Como podéis ver, realizar copias no cuesta nada, es rápido y limpio.

Y un último consejo: sería importante tener guardadas entre 5 ó 6 copias diferentes. ¿Por qué? Es por si en algún momento tenemos que restaurar las últimas copias y estas se encuentran estropeadas, teniendo varias copias, siempre podremos recuperar alguna copia que no se haya estropeado. ¡No es lo mismo perder los datos de un día de trabajo a los de todo un año!

Por el bien de la empresa, de tus compañeros y el tuyo propio (hasta de tu propio ascenso!) ocuparse del mantenimiento de las copias de seguridad del Nexus es tarea importante e imprescindible.