El hombre para trabajar y el ave para volar

Por Raúl Barriga del Dep. de Administración

Los dinosaurios de la informática recordarán la Multiplan, primera hoja de cálculo de Microsoft nacida en 1982, que gozó de gran popularidad en los sistemas CP/M. Después apareció el Lotus 1-2-3 en MS-DOS, y finalmente en 1987 se creó Excel 2.0 en su primera versión para Windows. La solución ofimática de Microsoft que trata hojas de cálculo y que hoy ostenta la hegemonía en pymes y microempresas.

El programa de hojas de cálculo Excel es conocido por su gran utilidad a la hora de operar, basado en cálculos entre celdas, referenciadas respectivamente mediante la letra de la columna y el número de la fila. De una manera muy sencilla podemos automatizar cálculos de manera lógica, actualizando únicamente las variables.  Fue la primera hoja de cálculo que permitía elegir la apariencia, y actualmente posee una gran capacidad gráfica.

Pero hay ciertas organizaciones que son “fan del Excel”, incluso demasiado… No es extraño encontrar empresas que tienen sus BBDD y su operativa diaria repartida en multitud de hojas de Excel, desde la celda A1 hasta la XFD1048576 (en MS Excel 2007) lo aprovechan todo, y esto contribuye a la desorganización de la empresa.

Seguramente, a todos nos ha pasado que al intentar abrir una hoja de Excel, nos ha aparecido un mensaje que decía:  Archivo en uso: el libro .xls está bloqueado por ‘Juan’. Abra el doc como ‘Solo lectura’ o haga clic en ‘Notificar’ para abrir una copia de sólo lectura y recibir una notificación cuando el documento deje de estar en uso. Entonces viene cuando decimos: Juan, puedes cerrar la hoja de Excel por favor, que quiero realizar modificaciones. Y Juan dice: ahora mismo, que se me ha olvidado cerrarlo. Esto ha pasado más de una vez, más de dos, y más de tres.

El caballo de batalla de muchas pymes es tener la información repartida en cientos de hojas de Excel, y utilizarlas como hojas de registro o BBDD en las que operar. Existen multitud de aplicaciones que mejorarían nuestros procesos más de lo que lo hace Excel. Por ejemplo, ¿Cuantas pymes utilizan una plantilla de Excel para facturar? Incluso se han visto algunas contabilizando… No es necesario destacar las ventajas competitivas que les otorgaría un ERP. Con un buen gestor de BBDD varios usuarios podrían trabajar la misma BBDD de forma simultánea, disponer de la información organizada, posibilidad de establecer permisos, por no hablar del tema potencia y seguridad.

Excel fue pensado para analizar datos, no para gestionarlos y guardarlos. Es por este motivo que al guardar datos en Excel, no dispondremos de las ventajas de un gestor de BBDD SQL, como por ejemplo:

• Soporte de transacciones y procedimientos almacenados.
• Escalabilidad, estabilidad, potencia y seguridad.
• Posee un potente entorno gráfico de administración, que permite utilizar DDL y DML gráficamente.
• Ofrece la posibilidad de trabajar en modo cliente/servidor, donde la información se aloja en el servidor, y los de la red sólo acceden a mencionados datos.

En el caso de Nexus, podemos analizar los datos con Nexus BI, ya que podemos obtener datos en tiempo real, de una forma muy rápida y sencilla. Nos permite el análisis de información mediante cubos multidimensionales de nuestra empresa desde diferentes perspectivas, obteniendo directamente los datos que nos interesan de la propia base de datos de Nexus. Todos los cubos que creemos pueden ser guardados para reutilizarlos cuando queramos y volveremos a obtener la información de manera actualizada en cualquier momento en que se desee. Nexus BI también dispone de un potente creador de gráficas que nos permite visualizar la información de una forma más entendible y amigable, y que podemos exportar a Excel, PDF así como HTML para la presentación de informes.

También se puede analizar información con una potente herramienta de trabajo: NES (Nexus Excel Server) que ya está disponible desde hace varios años. NES permite definir hojas de cálculo Excel con fórmulas que ataquen a la base de datos. Se trata de una herramienta que permite realizar cualquier análisis en un formato decidido por el usuario y accediendo en tiempo real a la información que existe en Nexus. Con las hojas de Excel automatizadas, y conectadas con la BBDD en SQL a través de NES, cualquier usuario de Nexus podrá obtener la información deseada, continuamente actualizada para ayudarle a la toma de decisiones con un conocimiento perfecto del estado de su empresa, analizando la misma desde cualquier óptica (ventas, facturación, representantes, clientes, artículos, etc.)  Y todo ello de una forma sencilla, rápida y sin esfuerzo.

Así que, atendiendo a la “buena praxis”, se debe utilizar cada aplicación para lo que fue diseñada, de esta manera optimizaremos el rendimiento de nuestra aplicación, y sobre todo de nuestro trabajo. Un software de gestión de datos debe ser utilizado para almacenarlos, y las hojas de cálculo de Excel o las herramientas analíticas como un BI para analizarlos realizando una exportación o conexión con los datos desde la BBDD.