Cómo evitar retrasos en los vencimientos
Por Isabel Soler de Atención al Cliente
Cuando una empresa tiene la norma de facturar los albaranes una vez al mes pueden surgir problemas con los vencimientos, ya que dependen del día de pago de cada cliente. Por ejemplo, si nuestro cliente tiene día de pago el 15 de cada mes y paga a 30 días, el hecho de realizar la facturación a fecha 16, significa que el cliente ya ha ganado 15 días en el pago de dicha factura. Para evitar este retraso, se puede realizar lo siguiente:
Solución: Fase 1 -Crear un filtro de clientes
Comprobamos qué días de pago tienen nuestros clientes. Los más habituales son el 15, 20 y 30.
Creamos un filtro que nos pida el día de pago, el cual se usará en el momento de la facturación automática. Se accede desde el menú Otros → Filtros
Damos de alta el nuevo filtro, que podemos nombrarlo como Clientes por grupo de facturación.
En Tabla seleccionamos Clientes, en Campo será Días de pago 1, marcamos la casilla Es variable y automáticamente se asignará Valor el nombre.
Una vez rellenados todos los datos, pulsamos el botón Actualizar.
Fase 2 – Realizar facturación automática
Una vez finalizada la entrada del filtro, y si por ejemplo tenemos 3 días de pago habituales ( 15, 20 etc. de cada mes), sabemos que no podemos facturar a día 30, ya que los clientes que pagan a día 15 y 20, tendrán un retraso importante en su vencimiento.
Por lo tanto, deberemos, realizar la facturación automática, como mínimo 2 o 3 veces al mes.
Por ejemplo, el día 14 de cada mes, se facturarán todos los albaranes pendientes, pero sólo a aquellos clientes que su día de pago sea 15, de esta forma los que tienen dia de pago 20 ó 30 no se facturará hasta el día 20 ó 30, y de esta forma evitamos que un cliente pueda tener más de una factura al mes.
En el momento de la facturación, habrá que seleccionar el filtro creado anteriormente.
Al indicar en el filtro que es variable, aparecerá la ventana solicitando el día de pago, en nuestro ejemplo 15.
Se realizará la facturación de albaranes pendientes, pero sólo de aquellos clientes que cumplan que en su ficha: día de pago 15.
Importante: Recordar que la fecha de la factura debe ser del mismo día de pago o de un día antes.
Publicado el mayo 27, 2010 en Facturación, Programación y etiquetado en grupos de facturación, vencimientos. Guarda el enlace permanente. 5 comentarios.
Es más practico crear un filtro entre fechas de vto, me explico. Si queremos facturar 3 veces al mes, creariamos 3 filtros, con la siguiente condicion.
( Dia pago 1 >= 1 y = 1 y = 1 y <=10)
y asi sucesivamente. Recordar que en la fecha de facturación que mas nos interese hay que incluir los clientes que no tienen fecha vto. Ahora no recuerdo si el valor de campo es cero o null, pero lo podeis mirar.
Saludos
Cesar
Hola,
¿y si tengo clientes con más de un día de pago? Es decir, tengo clientes con Día pago 1, Día pago 2 y Día pago 3.
¿cómo sería el filtro en este caso?
Gracias,
Alicia
Hola Alicia,
Tendrías varias alternativas, en el mismo filtro podrías poner dos condiciones por ejemplo para el la facturación del día 15, el filtro sería.
Diapago1=15 or diapago2=15 or diapago3=15, de esta forma, cualquier cliente que en sus dias de pago tengan 15, entrarían en la facturación de ese día.
Otra sería hacer 3 filtros distintos: Facturación dia de pago1, dia de pago2, dia de pago3
O hacer filtros como: Facturación día 15 ( este filtro sería con el dia de pago 1)
Facturación día 20 ( este sería con el diapago2)
Las opciones son muchas, es cuestión de probar y ver cual se adapta en cada caso.
Mi método es en parte parecido a lo que explicais, hace años que lo aplico.
Lo que me ha sido más útil que filtrar por dia de pago ( he terminado por no usar prácticamente nunca el filtro) es añadir el/los dias de pago del cliente en el listado de albaranes pendientes de facturar, y además tengo una serie auxiliar de facturas para poder facturar con fechas anteriores a la del proceso.
A menudo ocurre que por ejemplo, el dia 15 es viernes y no es hasta el 18 que podemos hacer el proceso de facturación, entonces va bien ver qué dia de pago tiene, en qué fecha se ha emitido el último albaran (no queda estético una fecha de factura anterior a la del albaran, además que seguramente no sería legal) en mi caso la mitad de clientes no tiene dia de pago, algunos tienen 2 y también los hay exóticos (dia de pago 8, dia de pago 17 ….), por todo ello prefiero tener todo a la vista y analizar qué se factura y que no, en función del importe total, los dias de pago, y las fechas de albaran.
Claro que mi volumen es contenido, si fuera más elevado tendria que automatizar el proceso de algun modo.
Una sugerencia que he pasado a SIE para incorporar a Nexus es el concepto “dias de retroceso”, este campo estaría en la ficha de cliente e indicaría cuántos dias de vencimiento podemos retroceder en un vencimiento para no saltar al próximo mes.
EJEMPLO: Cliente con pago a 30 dias dia 15, dias de retroceso 3, emitimos factura el 18 de Enero, pues la fecha de vencimiento será el 15 de Febrero.
Cambiando de tercio (en cuanto a la forma de facturacion) pero NO en la reduccion de plazos de cobro, tan importante es emitir rapido la factura como recibir pronto el documento de pago, para ello he adaptado la siguiente medida y que a su vez implanto a mis clientes.
Transformar la impresión del recibo de Nexus en un PAGARE.
Operativa:
- Imprision de la factura y el “auto”-PAGARE.
- El cliente en el momento de aceptar (firmar) la factura tambien firma el “auto”-PAGARE.
- Cuando no se la domiciliacion tengo otro formato con diez casillas para el numero de cuenta (que se rellena a mano), igual que en nombre del banco.
BENEFICIOS:
* El cliente (PARTICULAR o Empresa) solo debe firmar el “auto”-pagare.
* Evitamos los recibos y la actual normativa legal en cuanto a los mismo.
* Se puede llevar al descuento como un PAGARE.
* Si se devuelve aparece en el RAI como un pagare.
* SOLO en el caso de “al cobro” hay que tener en cuenta que debe llevarse con 15 dias de anticipacion.
* Nos evitamos el “ahora no esta la secretaria…”, “se me han acabado los pagares…”, “no tengo pagares…”, “ya te lo enviare…”, etc.
* Tiene todas las connotaciones LEGALES de PAGARE.
* RECORDAR es un PAGARE (aunque para que nos entendamos le haya llamado “auto”)
Dicha medida nos ha sido muy util y efectiva, y por a los clientes que les propongo estan encantados de aplicarla.
Un saludo
Alexis